Etykieta wizytówek w sieci

Powszechność wizytówek

Urzędnicy, przedsiębiorcy, dyplomaci, działacze sportowi i społeczni, duchowni, służby mundurowe, osoby prywatne – wszyscy używają wizytówek. Wizytówki w klasycznej wersji to prostokąt wielkości zbliżonej do karty kredytowej, na której mamy zapisane imię i nazwisko, stanowiska oraz tytuły (zawodowe, naukowe) oraz dane kontaktowe.

Funkcje wizytówek

Wizytówki pełnią też różne funkcje, czyli reklamowa, prezentacyjna, informacyjna, marketingowa, korespondencyjna, protokolarna, networkingowa. [1]

Zasady wymiany wizytówek są ogólnie znane.

Może w skrócie dla przypomnienia [2]:

• wizytówkę wymieniamy, gdy nasz rozmówca, który jest wyżej w hierarchii (lub jest osobą starszą wiekiem) zainicjuje taką wymianę
• momentem na wręczenie wizytówki to zakończenie spotkania (ku pamięci) ale też często przy spotkaniach negocjacyjnych czy pierwszym kontakcie wymienia się je na początku spotkania,
• wizytówkę wręczamy osobiście do ręki, a nie kładziemy choćby na blacie stołu,
• wizytówkę podajemy prawą ręką (należy o tym pamiętać szczególnie w krajach muzułmańskich czy w Indiach),
• w krajach Azji wizytówkę wręczamy oburącz nadrukiem skierowanym do osoby obdarowanej,
• cenione są wizytówki w języku kraju, z którego przedstawicielami mamy kontakt,
• przy otrzymaniu wizytówki przez chwilę zatrzymujemy na niej wzrok, czytając imię i nazwisko oraz funkcję/tytuł naukowy, a następnie chowamy do kieszonkowego wizytownika lub przegródki w portfelu (ale nie bezpośrednio do kieszeni spodni),
• na wizytówkach dopiski robimy tylko na awersie,
• można wykonać jedno dwa skreślenia (np. zmiana nr telefonu czy stanowiska).

Jednak jak to jest w sferze online? Jak zastąpić tradycyjny kartonik?

Pytanie brzmi, gdzie są widoczne nasze wizytówki online oraz jak możemy jest dodatkowo stworzyć? Otóż nasze wizytówki online są w wielu miejscach:

1. stopka w poczcie firmowej. Ważne by zawierała nasze stanowisko, telefon, mail oraz inne informacje. Dobrą praktyką w niektórych firmach jest informacja umieszczana z wyprzedzeniem o terminie urlopu i ograniczonej dostępności.
2. kontakty w naszych telefonach i możliwość ich przesłania
3. wizytówki na różnych stronach firm, stowarzyszeń i organizacji, z którymi współpracujemy.
4. nasze profile w portalach społecznościowych (zostawiamy luźnego i osobistego Facebooka i skupiamy się szczególnie na zawodowym profilu na LinkedIn).

Natomiast jak dodatkowo możemy się wymieniać wizytówkami elektronicznymi? Możemy:

• zostać poproszeni o przesłanie kontaktu.
• zrobić to przesyłając kontakt przez telefon/smartfon.
• do wiadomości mailowej dołączyć wizytówki, np. vCard [3].
• przesłać skan naszej wizytówki.
• wysłać link do naszej wizytówki utworzonej w sieci jako strona www.

Jakie istnieją zasady etykiety rządzące funkcjonowaniem wizytówek w sieci?

1. Stopka w poczcie firmowej powinna być krótka i treściwa. Nie ma tam miejsca na umieszczanie pełnych danych rejestracyjnych do KRS, ani też spisu telefonów do wszystkich działów. Niestety prawo wymogło umieszczanie różnych klauzul dot. RODO czy zasad poufności, przez co stopki takie niekiedy wielokrotnie przekraczają objętość samego listu.
2. Gdy zostaniemy poproszeni o przesłanie naszej wizytówki elektronicznej, to zróbmy to niezwłocznie, co oznacza albo tego samego dnia, albo dnia następnego (do 48 godzin).
3. Na prośbę o przesłanie kontaktu do trzeciej osoby, powinniśmy poinformować, iż zapytamy się tej osoby o pozwolenie na przesłanie danych, a po uzyskaniu zgody powinniśmy zrobić to niezwłocznie (tego samego dnia).
4. Redagując nasze wizytówki zawodowe zwracajmy uwagę na poprawność językową. Wyeliminujmy wszelkie literówki, błędy stylistyczne, gramatyczne czy nie daj Boże błędy ortograficzne. Jakby nie patrzeć wizytówka elektroniczna jest naszą wizytówką.
5. Jeśli wizytówka jest w formie nagrania video, to zadbajmy o właściwy strój, odpowiednie tło, dobre nagłośnienie no i dobraną treść.
6. Jeśli działamy w środowisku międzynarodowym, miejmy warianty wizytówek elektronicznych w obcych językach. Na przykład przy wizytówkach online na specjalnych stronach www niech będą wersje językowe w wariantach do wyboru zaznaczone ikonkami flag.
7. W wariancie wizytówki w języku obcym zwróćmy uwagę na poprawność językową. Niestety automatyczne tłumaczenia gogle niekiedy są złudne.
8. W zawodowych profilach społecznościowych (np. LinkedIn) dopasujmy opis kompetencyjny do rzeczywiście występujących stanowisk, a nie twórzmy marketingowe koszmarki typu „szarlatan komunikacji”, „petarda sprzedażowa”, „szaman coachingu”.
9. Przy wykorzystaniu zdjęcia do wizytówki online zadbajmy o trzy elementy: jakość, dobór stroju, okoliczności zdjęcia (odpowiednie tło). Zdarzają się fotki z wakacji, imprezy czy też wykadrowane ze zdjęcia grupowego o słabej rozdzielczości.
10. Co jakiś czas róbmy przegląd i uaktualniajmy wizytówki. Chodzi zarówno o treści jak i o zdjęcia. Szczególnie to jest ważne, gdy nasze wizytówki są w wielu miejscach w sieci i w każdym z nich są inne informacje oraz zdjęcia z kilkunastoletniej rozpiętości czasowej.

Przypisy:

[1] Więcej, zobacz: http://www.etykietaorganizacji.pl/bilety-wizytowe/funkcje-wizytowki/

[2] por. Wojciech F. Szymczak: Etykieta w biznesie i administracji publicznej z elementami protokołu dyplomatycznego, Difin, Warszawa 2018 (dodruk 2019), rozdział 5 Bilety wizytowe, s. 109-117

[3] https://support.microsoft.com/pl-pl/office/dołączanie-wizytówki-vcard-do-wiadomości-e-mail-324b4753-7607-4351-adfc-9c6677c16a7c