Savoir-vivre open space podczas pandemii

Pandemia a zasady savoir-vivre

Etykieta biurowa ma swoje prawa. Lecz etykieta biurowa też zmienia się i dostosowuje w zależności od sytuacji. Tak też jest w sytuacji pandemicznej, gdzie dotychczasowe zasady ewoluowały. Część z nich została zawieszona, część dostosowała się do nowej sytuacji. Powstały też nowe zasady etykiety. Przyjrzyjmy się niektórym w kontekście funkcjonowania w biurze otwartym typu open space.

Zmiana sposobu pracy w biurach

Ważny jest kontekst zasad etykiety w open space w kontekście sytuacji pandemicznej:

• ograniczonej liczby odwiedzin (klienci, goście),
• rotacyjnej pracy (niektóre firmy przyjęły np. system tydzień w domu – tydzień w biurze),
• specyficzny reżim sanitarny, prowadzenie wielu spotkań online.

Nieporozumienia w pracy biurowej

Praca w konwencji biur otwartych (ang. open space) nastręcza wielu kłopotów i nieporozumień nie tylko organizacyjnych, ale też w wymiarze savoir-vivre. Pewne rozluźnienie spowodowane mniejszą liczbą osób pracujących w biurach sprawiło, iż osoby przebywające w biurze już nie trzymają się zasad współpracy i przebywania we wspólnej przestrzeni biurowej jak przed okresem pandemii.

Etykieta – lista dobrych praktyk

Poniżej zamieszczamy zestaw zasad savoir-vivre, jakie w okresie pandemicznym zalecamy uwzględnić w funkcjonowaniu firm z biurami typu open space.

• Mimo ograniczeń pandemii w biurze cały czas obowiązuje dress cod przyjęty w organizacji, co oznacza, że nie przychodzimy w luźnych ubraniach w jakich pracujemy w domu.
• Do spotkań on-line w biurze dedykowane są specjalne pokoje. Tam swobodnie można rozmawiać przy włączonych głośnikach. Prowadzenie tego typu spotkań przy własnym biurku może przeszkadzać innym w pracy, nawet jeśli w biurze przebywa w tym czasie tylko kilka osób.
• Gdy mamy spotkanie w kilka osób, to skorzystajmy z sali konferencyjnej przy zachowaniu reżimu sanitarnego. Oczywiście wcześniej pamiętajmy o jej zarezerwowaniu.
• Rozmawiając przez telefon, używamy słuchawek i nie przełączamy na tryb głośnomówiący. Głośne rozmowy w przestrzeni biurowej bardzo rozpraszają innych.
• Dbajmy o higienę – codzienny prysznic i przebieranie się, gdy do pracy przyjeżdżamy rowerem czy na hulajnodze.
• Przyjmując gości/klientów w firmie pamiętamy o środkach zabezpieczających i reżimie sanitarnym: maseczki/przyłbice, odpowiedni dystans, strefy spotkań. Uwaga na wprowadzanie do biura osób nie będących pracownikami (np. dzieci);
• Nie przekręcajmy regulatora temperatury na skrajne wartości (zimno-ciepło). Ważny jest pewien kompromis i wypośrodkowanie.
• Dbajmy o nasze miejsce pracy, o jego wizerunek. Może i w domu mamy przy komputerze kilka kubków, talerze po potrawach czy pojemniczki po serkach. Ale w biurze dbajmy o czystość.
• Korzystając z kuchni, czyli przygotowując napoje i posiłki zostawiamy porządek po sobie i myjemy (wkładamy do zmywarki) użyte naczynia (tu nic się nie zmieniło).
• Jeśli przynosimy własne posiłki do pracy, uważajmy na ich przyprawienie i aromatyczność (np. śledzie, duże ilości czosnku czy cebuli). No i pamiętajmy by nie spożywać posiłku nad klawiaturą przed komputerem.
• Uważajcie na tzw. pożyczanie na chwilę różnych rzeczy: długopisów, taśmy, karteczek przylepnych. To ważne, by zachowywać ostrożność też przy używaniu różnych przedmiotów w przestrzeni wspólnej.
• Do biura przychodzimy po wcześniejszym umówieniu się lub wpisaniu się na grafik pracy w biurze. Być może macie w firmie obostrzenia co do liczby pracowników przebywających na sali open space.

• Zwróćmy uwagę na głośne rozmowy między pracownikami w przestrzeni biurowej. One zawsze rozpraszają inne osoby chcące skupić się nad swoją pracą.
• Zachowujemy określony przepisami reżim sanitarny. Jeśli jest to wymagane, to nosimy maseczki/przyłbice, zachowujemy dystans społeczny w przestrzeniach wspólnych i często myjemy ręce.
• No i chyba najważniejsze: nie przychodzimy przeziębieni i na pograniczu choroby (zakatarzeni, kaszlący). Gdy mamy objawy choroby/przeziębienia – zostajemy w domu.

Jako podsumowanie

Gdy będziemy przestrzegali powyższych zasad etykiety, a przede wszystkim życzliwości do innych naszych współpracowników, to zobaczymy, iż nasza praca w otwartym biurze stanie się przyjemna, a przede wszystkim efektywna.

fot. zaczerpnięte z Wikipedii opatrzone formułą CC.