Funkcje wizytówki

Wizytówki w świecie znane i używane są od wielu setek lat (w Chinach znane do III wieku). Współczesne bilety wizytowe narodziły się na przełomie XVIII i XIX wieku przy upowszechnieniu się druku i rozwoju przemysłu.

Obecnie kartonikowe bilety są użytecznymi nośnikami informacji. Wręczamy je i wymieniamy przy różnych sposobnościach spotkaniach, konferencjach czy wizytach handlowych.

Skąd taka ich popularność i wykorzystywanie przez różne organizacje? Otóż ten mały prostokątny kartonik może spełniać różne funkcje, określone przez dane organizacje.

Inne funkcje wizytówka pełni w sekretariacie, inne wręczana przez dyrektora czy prezesa, inne zostawiona podczas wizyty handlowej, inne przy wymianie w czasie konferencji. Są też funkcje typowe dla służby dyplomatycznej, o czym też warto pamiętać, gdyż być może znajdziemy się w sytuacji kontaktów z dyplomatami obcych państw (nigdy nic nie wiadomo).

Przyjrzyjmy się poszczególnym funkcjom. Zaproponowałem podział pod kątem funkcjonalności dla poszczególnych osób (np. samodzielnie pracujących, prowadzących działalność, zajmujących eksponowane stanowiska) jak i różnorodnych organizacji. Bo to właśnie strategia organizacji będzie wymuszała opracowanie wzoru oraz treści umieszczanych na biletach wizytowych.

Funkcja reklamowa

Gdy powstawały pierwsze wizytówki związane z działalnością gospodarczą, handlową czy przemysłową na przełomie XVIII i XIX wieku, to kartonikowe bilety pełniły głównie rolę reklamową i informacyjną. Pierwsze drukowane wizytówki miały informować w sposób zachęcający o prowadzonej działalności. Posiadały krótki opis wykonywanych prac, usług, czy oferowanego asortymentu. Co ważne, miały też wskazówki jak dotrzeć do siedziby firmy. Również obecnie część organizacji posiada bilety wizytowe zawierające krótki przekaz reklamowy: hasło, asortyment, kontakt.

Funkcja prezentacyjna

Gdy wręczamy czy wymieniamy się wizytówkami z innymi osobami, towarzyszy temu często intencja: „oto ja, proszę mnie poznać”.  Podczas rozmów biznesowych, negocjacji ta intencja ma też wymiar poznania nas jako osób odpowiedzialnych za dany obszar. Lecz otrzymując również wizytówki od innych osób odczytujemy ich nazwisko, posiadany tytuł naukowy oraz stanowisko (status w organizacji), co ułatwi nam sposób tytułowania czy kierowania konkretnych spraw do tych właśnie osób. W dyplomacji funkcja prezentacyjna jest znacząca. Nowo przybyły dyplomata sam przesyła wizytówki innym dyplomatom (podkreślmy równym rangom), by się im przedstawić z dopiskiem p.p.c. (franc. pour faire connaissance). Natomiast szef misji dyplomatycznej przesyła do wybranych osób i instytucji kartę wizytową nowo przybyłego dyplomaty dołączając swoją wizytówkę z dopiskiem p.p. (franc. pour présentation), co oznacza, iż szef misji przestawia nowego dyplomatę innym osobom. (por. J. Sutor, s. 430)

Funkcja informacyjna

Na wizytówkach mogą widnieć różnorodne informacje dotyczące organizacji. Na przykład przy transakcjach handlowych potrzebny jest dokładny adres firmy, również nr REGON oraz NIP. I takie informacje też będą umieszczanie na wizytówce. W innych okolicznościach będą potrzebne informacje o adresach elektronicznych, stronach WWW, adresach komunikatorów, jak również stronach w mediach społecznościowych. Być może charakter pracy wymaga również umieszczenia numeru do dedykowanej infolinii.

Funkcja marketingowa

Możemy otrzymać od kogoś po spotkaniu pięknie wykonaną kolorową wizytówkę. I wcale to nie musi być kartonik wizytówkowy, lecz tworzywo sztuczne, sukno, metal, dąb korkowy. Ich przesłanie jest inne niż tylko zostawienie kontaktu. Wizytówka mówi do nas: zobacz jaka jestem wyjątkowa, jakie wspaniałe rzeczy robimy, jesteśmy firmą jedyną w swoim rodzaju. Ten przekaz marketingowy ma na celu zwrócenie uwagi na tą właśnie organizację. Mogą to być wizytówki spełniające również zupełnie inne zadnia: nośnik danych jako zewnętrzna pamięć w formie wizytówki, mini płyta (o wymiarach wizytówki) z zapisem cyfrowym otwieracz do butelek kapslowanych, otwieracz do konserw, wbudowany mały śrubokręt czy pilniczek do paznokci. W tych przypadkach funkcja marketingowa zmienia też klasyczną wizytówkę w gadżet reklamowy danej organizacji. Spotykamy też wizytówki wirtualne (np. filmiki, czy umieszczane stronach organizacji), do których linki możemy przekazywać np. w listach elektronicznych.

Funkcja korespondencyjna

Szczególnie w sferze dyplomatycznej bilety wizytowe są popularnym środkiem do prowadzenia korespondencji (por. T. Orłowski, s. 333), a w szczególności do przekazywania podziękowań (np. za otrzymany upominek, za życzenia urodzinowe lub imieninowe, za udaną imprezę), przesłania zaproszeń na mniej oficjalne spotkania czy w celu złożenia kondolencji. W praktyce dyplomatycznej używany jest tradycyjny kod liter, które oznaczają różne sformułowania zapożyczone z języka francuskiego, np. p.c. – pour condoléances (by złożyć kondolencje), p.f. – pour féliciter (by złożyć życzenia, by pogratulować), p.p.c. – pour faire connaissance (by się zapoznać), p.r. – pour remercier (by podziękować). Do obszerniejszej korespondencji służy karta do korespondencji, która jest większa od znormalizowanej wizytówki i pozwala na umieszczenie krótkiego listu.

Funkcja protokolarna

Bilety wizytowe mają szerokie zastosowanie w oficjalnych kontaktach dyplomatycznych. W służbie dyplomatycznej „protokolarne” (por. J. Sutor, s. 428) bilety wizytowe zawierają – prócz godła reprezentowanego przez dyplomatę państwa – jedynie imię, nazwisko oraz stopień dyplomatyczny, konsularny, a w przypadku attaché wojskowego również stopień wojskowy. Na niektórych wizytówkach możemy też spotkać nazwę państwa, czy jego stolicy umieszczonych w prawym dolnym rogu biletu. Służą one do oficjalnego przestawiania się czy pożegnania dyplomaty, a szefowi misji umożliwiają oficjalne przedstawienie nowo przybyłych dyplomatów. Zastępują składnie wizyt (również rewizyt) oraz wykorzystywane są do skrótowej korespondencji zawierającej: życzenia, podziękowania, do przesyłania kwiatów, złożenia kondolencji. Tego rodzaju bilety służą też do kurtuazyjnego ich wręczania przy kontaktach oficjalnych osobom, z którymi dyplomata nie oczekuje nawiązania bliższych relacji.

Funkcja złożenia wizyty

Ze swojego źródłosłowia karta wizytowa była stosowana w XIX i na początku XX wieku jako bilet zostawiony podczas wizyt. Zostawiało się je na srebrnej tacy w rezydencji z zagiętym lewym górnym rogiem (jako znacznik odbycia wizyty). Obecnie zdarza się, iż osoba odwiedzająca organizację, nie zastawszy swojego rozmówcy pozostawia swoją wizytówkę w recepcji. Jednak karty wizytowe jako forma złożenia wizyt utrzymywana jest nadal (choć już coraz rzadziej) w dyplomacji. Przesyłanie kart wizytowych na początku swojego pobytu na placówce służy nawiązaniu znajomości oraz jest substytutem wizyt osobistych, wizyt kurtuazyjnych odbywanych przez dyplomatę. Takie przesłanie wizytówki wymaga wzajemności drugiej strony, również przez przesłanie własnej karty wizytowej.

Funkcja networkingowa

Wręczenie drugiej osobie biletu wizytowego jest swego rodzaju zaproszeniem do nawiązania bezpośredniego, osobistego kontaktu. Przy okazji niektórych konferencji organizowane są sesje networkingowe. Zapoznanie się i przeprowadzenie krótkich rozmów z wieloma osobami obecnymi na tego typu spotkaniach ma dwa zasadnicze cele: poinformowanie o własnych działaniach (usługi, rodzaj działalności, wyniki badań itp.) przy jednoczesnym zostawieniu namiarów na siebie i organizację w postaci biletów wizytowych oraz – drugi cel – pozyskanie nowych kontaktów (przyszłych partnerów handlowych, partnerów partycypujących w badaniach naukowych, czy przy realizacji projektów lub choćby pozyskaniu wykonawców usług).

Wizytówka, to także szersze znaczenie. Mówimy „jesteś wizytówką”, albo „ta nowa sala konferencyjna jest wizytówką organizacji”. Także właśnie wizytówki, które przekazujemy innym osobom odzwierciedla obraz nas i naszej organizacji w oczach odbiorców. Zadbajmy o to, by bilety wizytowe było odpowiednio skomponowane, graficznie rozplanowane i dopracowane. Jednak przed samym projektowaniem kartoników wizytowych odpowiedzmy sobie na pytanie: jakie funkcje ma spełniać nasza wizytówka? Czy będzie ona służyła jako element zapoznawczy i do budowania relacji, czy będziemy jej używali w wielu kontaktach biznesowych podczas konferencji i spotkań networkingowych? A może będzie ona dla nas swego rodzaju przesłaniem marketingowym, a może będzie formalnym drukiem informacyjnym dla naszych partnerów podczas oficjalnych spotkań, rozmów czy negocjacji? Wszak – jak pisał Bruno Martinet „Aby poznać ludzi, nie wystarczy bywać w różnych kręgach. Trzeba przynajmniej zostać zauważonym. Najprostszym na to sposobem jest wizytówka” *

* Martinet B., Wywiad gospodarczy. Pozyskiwanie i ochrona informacji. Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1999, s. 56

Tomasz Orłowski, Protokół dyplomatyczny, między tradycją a nowoczesnością, Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, Warszawa 2015

Julian Sutor, Korespondencja Dyplomatyczna, Dom Wydawniczy Elipsa, Warszawa 2008