Korespondencja elektroniczna – czyli zasady e-mail

Korespondencja elektroniczna – czyli zasady e-mail

Kiedy ostatnio pisaliśmy do kogoś list w formie papierowej? Natomiast bardzo chętnie piszemy listy
w formie elektronicznej (e-mail), które docierają szybko i praktycznie bez kosztowo. Mimo, iż e-mail jest stosunkowo nowym sposobem komunikowania się, to podjęto już pierwsze próby skodyfikowania
i ujednolicenia zasad jego pisania i wysyłania. Jednak nadal nie ma jasnych i reguł dotyczących formy
i treści tego typu listów. Bo jakże różne listy otrzymujemy na naszą skrzynkę odbiorczą? Jakże różne mają one ustawienie strony, wielkość i wzory liter, czy informacje umieszczone w stopce (np. klauzule dotyczące przeznaczenia i zawartości korespondencji). A jak wyglądają treści znajdujące się w listach elektronicznych?

W korespondencji urzędowej czy w dyplomacji zasady korespondencji tradycyjnej są dokładnie ustalone. A czy równie jasne są zasady w korespondencji elektronicznej? Różne instytucje, urzędy czy organizacje biznesowe ujednoliciły już formaty służbowych listów elektronicznych. Jeszcze kilkanaście lat temu zastanawiano się w organizacjach, jak traktować tego typu korespondencję otrzymywaną na wirtualną skrzynkę. Czy ją drukować i przechowywać w segregatorach, czy też w specjalnych folderach wirtualnych? Czy odpowiadać natychmiast, czy też stosować określony przepisami czas na odpowiedź?

Obecnie list elektroniczny traktowany jest jako list służbowy/urzędowy wysyłany w imieniu danej instytucji, firmy czy organizacji. Zalecane jest, by list wysyłany z organizacji pisany był wg przyjętego formatu, jak też posiadał jednolitą szatę graficzną określoną dla całej organizacji. Nawet z pozoru prosty
i krótki list, wysyłany w imieniu danej organizacji, powinien być opatrzony jej logo (przynajmniej nazwą) i ujednoliconą stopką. Warto zadbać o poprawną tytulaturę, o odpowiednią treść, która będzie wolna od błędów gramatycznych i literówek.

List w formie papierowej składa się z kilku zasadniczych części. Również list elektroniczny posiada swoje części składowe. W codziennej prywatnej korespondencji do przyjaciół i znajomych pomijamy niektóre elementy składowe listu. Piszemy zwięźle, używając skrótów, slangu, bez specjalnych wstępów
i zakończeń. Inaczej kwestia pisania listu przedstawia z punktu widzenia organizacji. W elektronicznej korespondencji służbowej czy urzędowej wysyłane listy zawierają cztery części składowe plus stopka informacyjna jako piąta część:

1. Temat
2. Nagłówek
3. Treść listu
4. Zakończenie listu
5. Stopka informacyjna

1. Temat

Wysyłając list elektroniczny koniecznie wypełnijmy pole „temat”. Umieszczona w tym polu fraza ma korespondować z treścią listu. Puste pole jest często przyczyną uznania danego listu przez filtry antyspamowe jako spam, co przyczyni się do odrzucenia listu bądź skierowania jego do folderu spam. Poza tym temat służy odbiorcy do odpowiedniego klasyfikowania i zachowywania (archiwizowania) listu w odpowiednim folderze skrzynki poczty elektronicznej. Nie ma też nic gorszego i mniej profesjonalnego aniżeli pisanie listu o zupełnie innej treści na wiadomości zwrotnej.

2. Nagłówek

List elektroniczny, czyli e-mail cały czas pozostaje listem. Dlatego stosujemy w nim sformułowania analogiczne do korespondencji tradycyjnej. Jeśli piszemy do osoby, którą nie mamy pewności jak tytułować, to po raz pierwszy najlepiej list zacząć od Szanowna Pani, Szanowny Panie lub w liczbie mnogiej Szanowni Państwo.  Jeśli jednak znany jest nam tytuł lub stanowisko, to po cytowanych wstępnych dwóch słowach umieścimy tytuł bądź naukowy, bądź służbowy, np. dyrektora, profesora czy prezesa. Wówczas pierwsze słowa będą napisane przykładowo jako Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Profesorze. Inaczej jest, gdy osobę znamy już od dłuższego czasu i wymieniliśmy z nią wiele listów, a okoliczności umożliwiają nam zwracanie się po imieniu. Stosujemy wówczas zwrot Pani, Panie i imię naszych adresatów. Jednak stosowniej na początku zwracać się Pani Anno, a nie Pani Aniu, lepiej pisać Wojciechu, a nie Wojtku. Do bliższych i znajomych możemy pisać np. Dzień dobry Wojtku, Dzień dobry Jolu lub po prostu Cześć Zbyszku. Imiona piszemy w wołaczu. Forma z mianownikiem typu Cześć Zbyszek, Cześć Krysia nie jest właściwa.

I jeszcze jedno: unikamy pisania na początku listu słowa „witam”. W języku polskim ten zwrot niesie przesłanie nadrzędności witającego wobec witanego. Jedynie w języku mówionym, gdy jako gospodarz witamy gościa lub jako przełożony podwładnego, jest to forma dopuszczalna.

3. Treść listu

Po nagłówku, np. Szanowna Pani, stawiamy przecinek, a główną część listu zaczynamy z małej litery. Niewiele osób o tym pamięta wysyłając choćby prywatne czy półprywatne listy. To, co najbardziej zwraca uwagę w e-mailach prywatnych, to brak staranności, zwłaszcza jeśli chodzi o literówki oraz właśnie interpunkcję.

Poza najbliższymi znajomymi nie wysyłamy w e-mailach emotikonów. Są one z zasady zarezerwowane dla szybkich wiadomości SMS, jak też umieszczane w luźnych komentarzach w prywatnych profilach na portalach społecznościowych.

Listy – podobnie jak korespondencja klasyczna powinny być redagowane według takich zasad jak: przejrzystość, uprzejmość, zwięzłość, zawierać jedną sprawę opisywaną w liście oraz kompletność (zasadom redagowania pism będzie poświęcony oddzielny wpis).

Miejmy też świadomość, że list elektroniczny często i bardzo szybko staje się tzw. łańcuszkiem mailowym (ang. e-mail chain). W tym procesie, do e-maila mogą zostać dodani nowi odbiorcy lub osoby mogą zostać usunięte. Odpisując na wiadomość z takiego właśnie „łańcuszka” należy zawsze sprawdzić czy adresowany jest on do właściwych osób, a także, czy wszystkie poniżej znajdujące się wiadomości należy przekazywać dalej.

4. Zakończenie listu

Kończąc list o co warto zadbać? Przede wszystkim o to, by była zgodność nagłówka powitalnego
z zakończeniem. Jeśli piszemy w nagłówku do osoby nam nieznanej, na przykład Szanowna Pani Dyrektor, to nie wstawiajmy familiarnego Z serdecznymi pozdrowieniami, lecz bardziej oficjalne
i adekwatnie; Pozostaję z wyrazami szacunku. Zwrot z pozdrowieniami zastosujemy w sytuacji, gdy daną osobę już znamy bliżej i jest to któryś z kolei list. Jeśli chodzi o najbliższych to możemy dowolnie używać sformułowań typu: pa, całuję, cześć itp. W bardziej oficjalnych listach elektronicznych również podpisujemy się pełnym imieniem i nazwiskiem oraz zajmowany tytuł i nazwę organizacji.

5. Stopka informacyjna

Po formalnym zakończeniu listu umieszcza się również opcjonalnie inne dane dotyczące organizacji
w tzw. stopce listu jak: pełny adres, informacja o innych oddziałach organizacji, REGON, NIP, KRS z miejscem rejestracji, kapitał zakładowy.

Niektóre firmy, organizacje, urzędy umieszczają dodatkową informację o przeznaczeniu wiadomości
i postępowaniu, gdyby przypadkiem trafiła do niewłaściwej osoby, np.

„Niniejsza wiadomość (wraz z załącznikami) jest własnością (nazwa organizacji) i może zawierać informacje służbowe prawnie chronione. Jeśli nie są Państwo właściwym adresatem lub otrzymali Państwo tę wiadomość na skutek pomyłki, prosimy o tym fakcie niezwłocznie poinformować nadawcę
i usunąć otrzymaną wiadomość. Każde nieautoryzowane kopiowanie, ujawnianie lub rozpowszechnianie załączonej informacji jest zabronione”.

W wersji angielskiej widomość taka brzmiałaby następująco:

„CONFIDENTIALITY NOTICE: This e-mail message from (name ORGANIZATION) (including all attachments) is for the sole use of the intended recipient(s) and may contain confidential and privileged information. Any unauthorized review, use, disclosure, copying or distribution is strictly prohibited. If you are not the intended recipient, please contact the sender by reply e-mail and destroy all copies of the original message. E-mail is susceptible to data corruption, interception, unauthorized amendment, tampering and viruses, and we only send and receive e-mails on the basis that we are not liable for any such corruption, interception, amendment, tampering or viruses or any consequences thereof”.