Webinaryjny savoir-vivre

Nowe regulacje zachowań tworzą się przy okazji korzystania z platform webinaryjnych i prowadzonych szkoleń online na różnych platformach. Zasady stosowane przy korzystaniu z tych narzędzi onlinowych zostały implementowane przez większe korporacje. Niektóre z nich od wielu lat organizują telekonferencje i szkolenia onlinowe.

Podstawowe zasady etykiety webianariowego savoir-vivre dotyczą używania kamer, używania mikrofonów, korzystania z czatu, czasu pracy online, samego prowadzenia webinarium.

Mikrofony i głośniki

Organizator ma prawo wyłączyć wszystkim uczestnikom mikrofony i kamery, gdy ich liczba sięga kilkudziesięciu osób. Wówczas cała komunikacja uczestników z prowadzącym dobywa się za pośrednictwem czatu. Przy wyłączonych mikrofonach (włączona funkcja mute) osoba włączająca się w dyskusję może na czas swojej wypowiedzi włączyć mikrofon. Jednak po skończonej wypowiedzi wyłącza go ponownie. Warto jednak pamiętać, że nawet przy kilku osobach mikrofony pozostają wyłączone, a tylko osoba wypowiadająca się włącza go w momencie wypowiedzi. I to należy do niepisanych dobrych obyczajów korzystania z czata.

Kamerki

Kamera jest urządzeniem która wychwyci wszystko w polu swojego obiektywu, nawet (a w szczególności) to, czego nie chcemy. Zadbajmy więc o to, co pozostali uczestnicy zobaczą na swoich urządzeniach. Gdy przewidujemy spotkanie na wizji (z użyciem kamer), to uczestnicy webinarium powinni być poinformowani o tym fakcie przynajmniej dzień przed wydarzeniem (chociażby, by się odpowiednio ubrać). Prowadzący webinarium może zezwolić na pozostawienie włączonych kamer. Jednak, gdy sieć będzie bardziej obciążona, może poprosić o ich wyłączenie. Zadbajmy jednocześnie o naszą widoczność jako prowadzącego. Kamerkę ustawmy na wprost a nie kadrujmy z dołu. Zadbajmy o odpowiednie oświetlenie.

Czaty

Warto wiedzieć, że czat nie służy do indywidulanej dyskusji między poszczególnymi osobami. Jest on narzędziem głównie do komunikacji prowadzącego webinarium z uczestnikami. Na czatach piszemy komentarze do materiału i pytania do prowadzącego. W sesji pytań i odpowiedzi koncentrujemy się na tych dwóch aspektach. Na czacie nie piszemy wielkimi literami. Wielkie litery oznaczają, że krzyczymy. I jeszcze jedna przypadłość uczestników widoczna przy wieloosobowych czatach: na pytanie czy mnie słychać i widać nagle widzimy zalew kilkudziesięciu potwierdzeń. Gdy zauważymy pierwsze dwa, trzy wpisy, to powstrzymajmy się od naszego udziału w tym gremialnym potwierdzeniu.

Higiena pracy podczas webinarium

Webinaria z zasady trwają godzinę. Jednak przy dłuższym czasie pracy online zadbajmy o higienę: 50 min na wizji – 10 minut przerwy. Podczas całodziennych aktywności online piszmy też czas przerwy na posiłek (minimum 30 minut). Pamiętajmy o popijaniu wody, by się nawodnić. Może też być herbata, kawa lub soki, jednak miejmy świadomość, że go jest słyszalne przy włączonym mikrofonie.

Savoir-vivre i organizacja webinarium

Przy organizacji webinarium pamiętajmy przede wszystkim o uczestnikach. Bądźmy punktualni. Nasza gotowość do wejścia na wizję jest przynajmniej na kwadrans przed rozpoczęciem. Być może będzie konieczność określenia ram organizacyjnych, czyli czasu trwania, przerw, sposobu zadawania pytań (np. tylko przez czat, albo po włączeniu na ten czas mikrofonu). Gdy obiecamy materiały z webinarium uczestnikom, to koniecznie je umieśćmy na platformie lub wyślijmy mailem. Jednak kategorycznie niewskazane jest by siadać na wizji podczas webinarium z kieliszkiem wina, szklanki z piwem czy też mocniejszym alkoholem. No chyba, że konwencja to przewiduje, a webinarium dobywa się wieczorem i nie jest związane z pracą zawodową.

Prowadzący webinarium

Jako prowadzący bądźmy o czasie i punktualnie włączmy transmisję webinarium. prowadząc webinarium czy szkolenie online wyeliminujmy szumy z otoczenia: stuki naczyń, przechadzanie się w tle domowników (mistrzów drugiego planu), wskakiwanie kotów czy psów na kolana. Kochamy zwierzęta, ale to nie miejsce i nie czas na to. Zadbajmy, by w tle nie było szyby czy lustra i odbić życia domowego widocznego dla uczestników webinarium. Do tego w tle może być regał, pułki, ale bez bałaganu i narzuconych ubrań, deski do prasowania czy kartonów. No i ubiór – kompletny. Nie sugerujmy się memami czy obrazkami z Internetu o postaciach w kompletnej górze (koszula, marynarka, bluza), za to w slipkach czy piżamie od dołu. Nigdy nie wiadomo, czy z jakichś awaryjnych powodów nie będziemy musieli przemieszczać się przed kamerą, a wtedy będzie wielkie wow! dla oglądających.

 

Więcej o Netykiecie zob.

Wojciech F. Szymczak, Etykieta w biznesie i administracji publicznej z elementami protokołu dyplomatycznego, Warszawa 2018 (dodruk 2019), rozdział 10, Internet i komunikatory, s. 160-173

 

Add a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *