Konferencja – perspektywa organizatora

Konferencje są istotnym wydarzeniem dla każdej organizacji. Możemy spojrzeć na konferencję z trzech punktów widzenia: organizatora wydarzenia, uczestnika konferencji oraz jako prezentera – gościa zabierającego głos.

Perspektywa jako organizator konferencji

Planowanie konferencji niekiedy zaczyna się z rocznym wyprzedzeniem. Zwróćmy uwagę, iż w z punktu widzenia etykiety konferencja ma bardzo duży związek ze sferą organizacyjną i logistyczną. Bo konferencja to w dużej mierze budowanie wizerunku organizacji.

Jakie elementy savoir-vivre’u towarzyszą konferencji?

Czasami nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele elementów wpływa na budowanie wizerunku naszej firmy, urzędu czy organizacji. Na jakie zasady savoir-vivre’u powinniśmy być wyczuleni na różnych etapach realizacji konferencji? Wymieńmy te, które z perspektywy organizatorów będą szczególnie istotne.

• Miejsce konferencji powinno być prestiżowe, świadczyć o randze wydarzenia. Do wyboru mamy ośrodki i centra konferencyjne, pałace, hotele spełniające różne standardy (oczekiwana liczba gwiazdek i zaplecza konferencyjnego), miejsca plenerowe.
• Uczestnicy zwracają uwagę na lokalizację oraz łatwość dojazdu czy dostęp do miejsc parkingowych a jednocześnie dobre skomunikowanie z dworcem autobusowym, kolejowym czy lotniskiem.
• Wielkość sali musi być odpowiednio dobrana do planowanej liczby gości. Dobrze by było, gdyby sala była wyposażona w klimatyzację (zwłaszcza w okresie letnim), dobrą akustykę.
• Miejsca do siedzenia i sporządzania notatek powinny być wygodne – komfort w tym zakresie jest zawsze ceniony przez uczestników (nie ma to jak plastikowe, źle wyprofilowane siedzenia – bo tanie).

• Warto każdego z uczestników konferencji powitać przy recepcji. Organizatorzy powinni zadbać o zatrudnienie dodatkowych osób do pomocy organizacyjnej przy recepcji i w samej sali. Powinni również dopilnować, by szatnia była wystarczająco przestronna, a miejsca parkingowe zabezpieczone.
• Osoby z obsługi powinny być odpowiednio ubrane albo w ubrania wizytowe, albo inne w konwencji organizatora (np. mundury organizacyjne). Organizatorzy powinni mieć identyfikatory, by można się do nich zwrócić z zapytaniami w różnych kwestiach organizacyjnych.
• Przy konferencjach międzynarodowych wymogiem jest posługiwanie się w języku konferencji przez osoby obsługujące recepcję konferencji.
• Warto, by w lokalu przeznaczono odpowiednie miejsce na catering. Nic tak nie zniechęca jak jedzenie na stojąco z plastikowych gibkich tacek czy picie napojów w papierowych kubkach.

• Tymczasem catering z normalnymi talerzami i metalowymi sztućcami, zorganizowany dyskretnie na zapleczu sprawia wrażenie pełnego przygotowania do obsługi konferencji.
• Przy cateringu pamiętajmy o dostosowaniu liczby stanowisk z podgrzewaczami, termosami i miejscami z wystawionymi daniami do liczby gości na konferencji. Pamiętajmy też o liczbie obsługi kelnerskiej odpowiedniej do przewidzianego ruchu w czasie poczęstunku (wydawanie potraw, sprzątanie naczyń, uzupełnianie bufetu).
• Wydzielona przestrzeń przy sali plenarnej, przestronne foyer czy dodatkowe pomieszczenie na kawę, gdzie odbywają się spotkania kuluarowe. Taka możliwość swobodnego prowadzenia nieformalnych rozmów jest szczególnie ceniona przez uczestników takich wydarzeń. No i zamiast plastikowych kubków normalne filiżanki z podstawkami, drobne słodkie przekąski i owoce.
• Na wszelki wypadek sprawdźmy, czy toalety (ich liczba, czystość) są również na tym samym poziomie, co samo miejsce na konferencje.
• W wyposażeniu technicznym zapewniamy: laptopa z wgranymi wszystkimi prezentacjami prelegentów, dobrej jakości rzutnika, nagłośnienia bez pogłosu, odpowiedniego tłumaczenia (przez tłumacza przy prelegencie albo w kabinie).
• Niezwykle istotne jest określenie limitu czasu dla prelegentów, kontrolowanie harmonogramu i zapewnienie wody dla prowadzących.
• Do ważnych zadań należy: sporządzenie listy uczestników z danymi teleadresowymi, rozdanie gościom materiałów konferencyjnych (pamiętajmy o atrakcyjnej oprawie marketingowej),
• Dotrzymywanie słowa i zobowiązań: jeśli obiecaliśmy uczestnikom wysłanie materiałów pokonferencyjnych, to zróbmy to do miesiąca po konferencji. Podobnie, jeśli zapowiedzieliśmy umieszczenie materiałów pokonferencyjnych na stronie internetowej.

Efektem odpowiedniego zadbania o te wszystkie elementy będzie nie tylko bardzo dobra opinia o sprawnej organizacji samej konferencji, lecz także budowanie marki organizatorów. Wrażenie sprawnej organizacji konferencji pozostaje na długo w pamięci jej uczestników.